Il nostro statuto

Diventando socio sostenitore, la Tua azienda entrerà in un network selezionato e distribuito sul territorio nazionale pronto a garantire, in caso di emergenza, l’immediata disponibilità di risorse, strutture, mezzi nel pieno rispetto di procedure e standard approvati dalle Istituzioni.

Denominazione

Art. 1) E’ costituita una associazione denominata: SOS ARCHIVI in data 28 Novembre 2014.

Sede

Art. 2 ) L’associazione ha sede in Roma, Viale Mazzini n. 11. Con deliberazione del Consiglio direttivo potranno essere istituite sedi secondarie anche in altre localita’ dello Stato od all’estero. 

Scopo

Art. 3) L’associazione non ha scopo di lucro, persegue esclusivamente le seguenti finalita’:

  • aumentare la consapevolezza del rischio negli archivi e nelle biblioteche, nelle aziende pubbliche e private, anche attraverso l’adozione di metodologie e strumenti di prevenzione condivisi, in particolare nelle fasi di pre e post evento dannoso o calamitoso;

  • fronteggiare i rischi ambientali (eventi sismici, alluvioni, incendi, attentati, cedimenti strutturali), avendo come obiettivo principale il recupero del patrimonio archivistico documentale e librario;

 

  • organizzare un Comitato tecnico scientifico e dei gruppi di lavoro con la partecipazione attiva di soggetti pubblici e privati, per l’approfondimento dei temi e degli aspetti legati ad una corretta diffusione della prevenzione della cultura del rischio negli archivi e nelle biblioteche;

 

  • formulare nuove proposte e recepire quelle attuali, diffondere particolari misure di prevenzione mirate ad una corretta gestione delle emergenze in coordinamento con le principali organizzazioni di supporto (MIBACT, VV.FF., Protezione civile, UNESCO ecc..);

 

  • promuovere, sviluppare attivita’ informative e di comunicazione in genere in occasione di seminari, manifestazioni, convegni, workshop, o altro.

 

  • favorire ed organizzare iniziative mirate alla raccolta di finanziamenti, erogazioni liberali, crowdfounding ricevere contributi e donazioni da terzi diretti al raggiungimento dello scopo sociale.


Per il raggiungimento delle finalita’ istituzionali, l’Associazione potra’ assumere partecipazioni in Societa’, Consorzi, organizzazioni ed Enti, nazionali e/o esteri, purche’ perseguano gli scopi sopra evidenziati.


L’Associazione puo’ svolgere le sue attivita’ in collaborazione con qualsiasi altra istituzione pubblica o privata, nell’ambito e nei limiti degli scopi statutari.


L’associazione non potra’ svolgere attivita’ diverse da quelle sopra indicate, ad eccezione di quelle ad esse direttamente connesse e comunque in via non prevalente.

Associati

Art. 6) I soci dell’associazione sono persone fisiche e persone giuridiche, enti privati e pubblici, suddivisi
nelle seguenti categorie:

a) soci fondatori: sono tutti coloro che sono intervenuti nell’atto costitutivo e che hanno contribuito ad insediare il primo Consiglio direttivo;


b) soci ordinari: sono coloro che, condividendo le finalita’ dell’associazione, facciano richiesta di ammissione al Consiglio direttivo con indicazione del domicilio cui debbono essere inviate le comunicazioni, e dichiarazione di piena conoscenza ed accettazione delle presenti norme statutarie e degli obblighi da queste derivanti, in particolare per quanto riguarda il pagamento delle quote associative;


c) soci onorari: sono coloro che, condividendo le finalita’ dell’associazione, facciano richiesta di ammissione al Consiglio direttivo con indicazione del domicilio cui debbono essere inviate le comunicazioni, e dichiarazione di piena conoscenza ed accettazione delle presenti norme statutarie e degli obblighi da queste derivanti.


Sono considerati soci onorari le persone giuridiche e le persone fisiche e vengano nominati tali dal Consiglio
direttivo dell’Associazione.
I soci onorari non sono soggetti all’obbligo di pagare le quote associative. Partecipano e sono promotori delle attivita’ e delle iniziative legate alla ricerca scientifica, all’approfondimento dei temi tecnici, collaborando con il Comitato tecnico scientifico.

Possono essere ammessi all’associazione coloro che posseggano almeno uno dei seguenti requisiti per l’ammissione:

  • essere un responsabile o addetto d’archivio o biblioteca;
  • essere un responsabile o addetto della sicurezza di una societa’ o un ente;
  • essere uno studioso della materia dell’archiviazione dei documenti, gestione biblioteche o in materie comunque correlate;
  • essere un soggetto che opera con professionalita’ nel settore dell’ICT, in particolare nel settore della gestione, archiviazione e conservazione dei documenti e biblioteche;
  • essere un soggetto che opera con professionalita’ nei settori: della digitalizzazione e valorizzazione di archivi e biblioteche, del restauro, della logistica, della sicurezza (dispositivi antincendio), dell’igiene negli ambienti di lavoro, delle attrezzature fisse e mobili per archivio e biblioteche e similari.

L’ammissione e’ deliberata – sentito il parere dei soci fondatori – a scrutinio segreto ed a maggioranza di voti dal Consiglio direttivo, ed ha effetto dalla data della deliberazione.

L’eventuale diniego dovra’ essere motivato.


Art. 7) Gli associati, che non siano soci onorari, sono tenuti al pagamento della quota associativa, differenziata secondo le categorie, che verra’ fissata di anno in anno dal Consiglio direttivo.
Le quote versate non sono in alcun modo ripetibili, ne’ in caso di scioglimento del singolo rapporto associativo ne’ in caso di scioglimento dell’associazione. La qualita’ di socio non e’ trasmissibile.


Art. 8) Gli associati, indipendentemente dalla categoria cui appartengono, hanno parita’ di diritti, compreso quello di voto, con la sola eccezione dei soci onorari, che non hanno diritto al voto, ma avranno un ruolo nel Comitato scientifico e/o attivita’ collegate.
Essi devono impegnarsi nell’interesse comune a contribuire al conseguimento delle finalita’ che l’associazione si propone secondo le norme del presente statuto e quelle dei regolamenti che verranno emanati dal Consiglio direttivo e la cui osservanza e’ obbligatoria per tutti gli associati.
La partecipazione all’associazione non puo’ esseretemporanea.


Art. 9) La qualita’ di associato deve risultare da apposito registro tenuto a cura del Consiglio direttivo.

Tale qualita’ si perde nei seguenti casi:

  • per morte;
  • per recesso da notificarsi con lettera raccomandata al Consiglio direttivo;
  • per esclusione; l’esclusione opera automaticamente in caso di morosita’ nel versamento della quota annuale protrattasi per tre mesi; e’ deliberata dal Consiglio direttivo nel caso di cessazione dalla partecipazione alla vita associativa, negligenza nell’esecuzione dei compiti affidati, violazione delle norme etiche o statutarie. L’associato colpito da provvedimento di esclusione ha diritto di ricorso al Revisore o al Collegio dei revisori, se nominato/i;
  • per decadenza: la decadenza e’ pronunciata dal Consiglio direttivo a seguito di interdizione, inabilitazione o condanna dell’associato per reati comuni in genere, ad eccezione di quelli di natura colposa, o per condotta contraria alle leggi, all’ordine pubblico ed agli scopi dell’associazione.

L’apertura di qualsiasi procedimento per i casi contemplati deve essere comunicata all’interessato con lettera raccomandata e/o con PEC.
La riammissione puo’ essere richiesta solo dopo che siano venute a cessare le cause che l’hanno determinata.

Organi dell’Associazione

Art. 10) Sono organi dell’associazione:

a) l’assemblea degli associati;

b) il Consiglio direttivo;

c) il Presidente;

d) il Segretario generale;

e) il Comitato tecnico-scientifico;

f) il Revisore o il Collegio dei Revisori.

Assemblea

Art. 11) L’assemblea degli associati deve essere convocata dal Consiglio direttivo almeno una volta all’anno, entro 120 (centoventi) giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, per l’approvazione del bilancio consuntivo e preventivo e, quando occorra, per la nomina dei membri del Consiglio direttivo.
L’assemblea deve inoltre essere convocata ogni qualvolta il Consiglio direttivo ne ravvisi la necessita’ o quando ne sia fatta richiesta motivata da almeno un decimo degli associati.


Art. 12) L’assemblea delibera sul bilancio consuntivo e preventivo, sugli indirizzi e direttive generali dell’associazione, sulla nomina dei componenti il Consiglio Direttivo, sulle modifiche dell’atto costitutivo e dello Statuto, sullo scioglimento dell’associazione e su tutto quanto a lei demandato per legge o per Statuto.


Art. 13) Le assemblee sono convocate con avviso contenente l’indicazione del giorno, dell’ora, del luogo dell’adunanza e l’elenco delle materie da trattare spedito ad ogni associate mediante posta elettronica certificata, telefax o messaggio di posta elettronica da inviarsi almeno almeno 15 giorni prima della data fissata. L’avviso di convocazione fissera’ anche la data per la seconda convocazione.
L’assemblea puo’ essere convocata anche fuori dalla sede sociale, purche’ nel territorio della Repubblica Italiana.


Art. 14) Ogni socio fondatore e ordinario ha diritto di voto per l’approvazione e le modificazioni dello statuto, dei regolamenti e per la nomina degli organi direttivi dell’associazione.
L’assemblea e’ validamente costituita con la maggioranza dei soci e delibera con la maggioranza dei voti dei presenti.
In seconda convocazione l’assemblea delibera con il voto favorevole della maggioranza dei soci intervenuti, qualunque sia il loro numero.
Nelle deliberazioni che riguardano la loro responsabilita’ i consiglieri non hanno voto.
Per le deliberazioni concernenti modifiche dello statuto occorre la presenza di almeno tre quarti degli aventi diritto al voto ed il voto favorevole della maggioranza dei presenti.
Per le deliberazioni concernenti lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati.
Ciascun associato potra’ farsi rappresentare da altro associato mediante delega scritta. Ogni associato non puo’ essere portatore di piu’ di due deleghe. Non sono ammessi voti per corrispondenza.
Le riunioni dell’assemblea si possono svolgere anche mediante mezzi di telecomunicazione, alle seguenti condizioni di cui si dara’ atto nei relativi verbali:

a. che sia consentito al presidente della riunione di accertare l’identita’ degli intervenuti, regolare lo svolgimento della riunione, constatare e proclamare i risultati delle votazioni;

b. che sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi della riunione oggetto di verbalizzazione;

c. che sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione ed alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno, nonche’ di visionare, ricevere o trasmettere documenti.
Verificandosi tali presupposti, l’assemblea si ritiene svolta nel luogo ove sono presenti il Presidente ed il soggetto verbalizzante.

Art. 15) L’assemblea e’ presieduta dal Presidente del Consiglio direttivo assistito dal Segretario generale.
Delle riunioni delle assemblee si redige processo verbale firmato dal Presidente e dal Segretario generale.


Art. 16) Le votazioni delle assemblee avvengono sempre in modo palese.

Consiglio Direttivo

Art. 17) L’associazione e’ retta ed amministrata da un Consiglio direttivo composto da un minimo di tre membri ad un massimo di cinque membri nominati dall’assemblea tra i soci con le modalita’ previste dall’art. 14); essi durano in carica tre esercizi e sono rieleggibili.


Art. 18) Qualora venissero a mancare uno o piu’ consiglieri gli altri provvedono a sostituirli. I consiglieri cosi’ nominati restano in carica sino alla scadenza del Consiglio che li ha eletti.

Art. 19) La carica di consigliere e’ gratuita, salvo eventuali rimborsi per le spese sostenute.


Art. 20) Il Consiglio direttivo e’ convocato con lettera da spedirsi almeno sette giorni prima della riunione o, nei casi di urgenza, mediante posta elettronica certificata, telefax o messaggio di posta elettronica da inviarsi almeno quarantotto ore prima, contenente l’indicazione di data, ora, luogo della riunione e degli argomenti da trattare.
Le adunanze del Consiglio direttivo e le sue deliberazioni sono valide, anche senza convocazione formale, quando intervengono tutti i consiglieri in carica.
Le riunioni del Consiglio direttivo si possono svolgere anche mediante mezzi di telecomunicazione, alle seguenti condizioni di cui si dara’ atto nei relativi verbali:


A. che sia consentito al presidente della riunione di accertare l’identita’ degli intervenuti, regolare lo svolgimento della riunione, constatare e proclamare i risultati della votazione;

B. che sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi della riunione oggetto di verbalizzazione;

C. che sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione ed alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno, nonche’ di visionare, ricevere o trasmettere documenti.
Verificandosi tali presupposti, l’assemblea si ritiene svolta nel luogo ove sono presenti il Presidente ed il soggetto verbalizzante.
Per la validita’ delle deliberazioni del Consiglio direttivo e’ richiesta la presenza di almeno la meta’ dei consiglieri e le deliberazioni sono prese a maggioranza dei voti; in caso di parita’ prevale il voto di chi presiede la riunione.
Delle deliberazioni del Consiglio direttivo si redige processo verbale firmato dal Presidente e dal Segretario generale.


Art. 21) E’ fatto obbligo ai consiglieri di partecipare alle riunioni di Consiglio. Qualora un consigliere non partecipasse a due riunioni consecutive senza giustificato motivo o comunque, se inferiori, a quelle tenute nel corso di un intero esercizio sociale, e’ considerato dimissionario.


Art. 22) Il Consiglio direttivo si riunisce tutte le volte che il Presidente lo ritenga necessario o che ne sia fatta richiesta dalla maggioranza dei consiglieri.
Le sedute del Consiglio direttivo sono presiedute dal Presidente od, in sua assenza, dalla persona designata dagli intervenuti.


Art. 23) Il Consiglio direttivo e’ investito dei piu’ ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria dell’associazione compresi, fra gli altri, quelli di:


a) assicurare il conseguimento degli scopi dell’associazione;

b) convocare le assemblee;

c) deliberare sull’ammissione di nuovi associati ed adottare i provvedimenti di esclusione e decadenza;

d) redigere i bilanci preventivi e consuntivi;

e) emanare regolamenti e norme per l’organizzazione ed il funzionamento dell’associazione;

f) acquistare ed alienare beni mobili ed immobili; accettare eredita’ e legati; determinare l’impiego dei contributi, delle erogazioni e dei mezzi finanziari a disposizione dell’associazione;

g) stabilire l’ammontare delle quote associative per i singoli esercizi;

h) sottoporre all’assemblea, dopo appropriata disamina, proposte, segnalazioni, mozioni formulate dagli associati e le modifiche dello statuto;

i) negoziare e concludere con istituti di credito la concessione di prestiti, mutui o altre forme di finanziamento ed anche mediante prestazione di garanzie in favore proprio o di altri soggetti senza scopo di lucro;

l) decidere la partecipazione dell’associazione a bandi, gare o procedure selettive ad evidenza pubblica comunque denominate, predisponendo e sottoscrivendo i relativi atti;

m) costituire e/o aderire ad A.T.I., joint ventures, sottoscrivere protocolli d’intesa e in generale porre in essere le piu’ opportune forme di collaborazione con soggetti terzi finalizzate, in particolare, alla partecipazione a procedure di evidenza pubblica;

n) conferire incarichi a soggetti terzi per la realizzazione degli scopi statutari;

o) promuovere e/o organizzare eventi (seminari, giornate di studio, convegni, ecc.) finalizzati alla sensibilizzazione del pubblico sull’attivita’ dell’associazione e le sue finalita’;

p) predisporre la Carta Etica dell’Associazione da sottoporre all’approvazione dell’assemblea;

q) deliberare su qualsiasi questione che non sia dal presente statuto espressamente demandata all’assemblea o ad altri organi.

Cariche Sociali

Art. 24) Il Consiglio direttivo nominera’ tra i suoi membri il Presidente ed il Segretario generale che resteranno in carica quanto il Consiglio stesso.

Presidente

Art. 25) Il Presidente rappresenta legalmente l’associazione nei confronti dei terzi ed in giudizio, dura in carica tre anni e puo’ essere riconfermato una o piu’ volte. Il Presidente presiede l’assemblea, convoca e presiede le riunioni del Consiglio direttivo, ne cura l’esecuzione delle deliberazioni ed, inoltre, assolve normalmente funzioni di coordinatore dei lavori dell’associazione.

Segretario Generale

Art. 26) Il Segretario generale dura in carica tre anni, ed e’ rieleggibile.
A lui competono la redazione dei verbali delle riunioni del Consiglio direttivo che sottoscrive unitamente al Presidente e, se delegati dal Consiglio direttivo, il coordinamento e l’organizzazione di tutta l’attivita’ gestionale, esecutiva ed economica dell’associazione, nell’ambito delle direttive impartite dal Consiglio direttivo e dall’assemblea le operazioni di pagamento ed incasso sui conti correnti dell’associazione, sempre nei limiti individuati dal Consiglio direttivo. La carica di Segretario generale e’ gratuita, salvo eventuali rimborsi per le spese sostenute.

Comitato Tecnico Scientifico

Art. 27) Il Consiglio Direttivo nomina un Comitato tecnico-scientifico, determinandone ad ogni rinnovo il numero dei membri, scelti fra esperti del settore archivi e biblioteche.
Il Comitato tecnico-scientifico e’ presieduto da un Direttore Scientifico ed ha il compito di:


  • svolgere funzioni di consulenza su richiesta del Consiglio direttivo, rappresentare e valorizzare l’immagine dell’Associazione in ambito nazionale ed internazionale, curando la diffusione dei risultati conseguiti nelle attivita’ di ricerca scientifica. In particolare il Comitato tecnico-scientifico si occupa delle relazioni esterne finalizzate alla divulgazione e diffusione dei risultati scientifici conseguiti;

  • sviluppare relazioni internazionali, promuovendo la partecipazione dell’Associazione ad organismi scientifici per lo sviluppo di accordi di cooperazione scientifica;

 

  • consolidare i rapporti con i Dipartimenti costituenti e con altri organismi scientifici analoghi per il monitoraggio e la divulgazione di iniziative nei settori di interesse comune.

L’organizzazione e il funzionamento del Comitato tecnico-scientifico sono determinati da un apposito Regolamento predisposto e approvato dal Consiglio Direttivo.

Revisore o Collegio dei Revisori

Art. 28) Possono essere nominati un Revisore od un Collegio dei revisori, quest’ultimo composto da tre membri, che eleggono tra loro un Presidente, nominati dall’assemblea anche tra persone non associate.
Qualora venisse a mancare il Revisore, il Consiglio Direttivo provvede a convocare senza indugio l’assemblea per la nomina di un nuovo Revisore. Il Revisore cosi’ nominato resta in carica sino alla data di scadenza del Revisore originario.
Qualora venisse a mancare un revisore facente parte del Collegio, gli altri provvedono a sostituirlo. Il revisore cosi’ nominato resta in carica sino alla data di scadenza del Collegio che lo ha eletto.

Al Revisore od al Collegio dei revisori spetta il compito di:

a) controllare la gestione contabile dell’associazione ed effettuare, in qualunque momento, gli accertamenti di cassa; redigere collegialmente la relazione sui bilanci preventivo e consuntivo da presentare all’assemblea;

b) vigilare e controllare che siano osservate le norme statutarie;

c) decidere sui ricorsi contro i provvedimenti di esclusione e decadenza degli associati e per la riammissione degli stessi e sulle controversie sottoposte al loro giudizio.

La carica di revisore e’ inconciliabile con quella di consigliere, ha la durata di tre esercizi ed e’ rinnovabile anche piu’ volte.
I revisori partecipano all’assemblea che approva il bilancio e possono, su loro richiesta, assistere alle riunioni del Consiglio direttivo.

Bilancio

Art. 29) L’esercizio finanziario si chiude al trentuno dicembre di ogni anno.
Alla fine di ciascun esercizio il Consiglio direttivo procedera’ alla redazione del bilancio da presentare per l’approvazione, unitamente al programma dell’attivita’ per il nuovo esercizio ed al preventivo delle spese, all’assemblea da convocarsi entro 120 (centoventi) giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Art. 30) Dalla data dell’avviso di convocazione dell’assemblea, bilancio e programma verranno depositati presso la sede dell’associazione a disposizione degli associati che intendessero consultarli.

Art. 31) Eventuali utili o avanzi di gestione dovranno essere utilizzati per la realizzazione delle attivita’ istituzionali e di quelle ad esse direttamente connesse.
E’ vietata la distribuzione, anche in modo indiretto, di utili od avanzi di gestione nonche’ di fondi, riserve o capitale durante la vita dell’associazione, salvo che la destinazione o la distribuzione siano imposte dalla legge o siano effettuate a favore di altre associazioni che per legge, statuto o regolamento facciano parte della medesima ed unitaria struttura.

Scioglimento

Art. 32) L’associazione ha durata illimitata. In caso di scioglimento dell’associazione l’assemblea nominera’ uno o piu’ liquidatori che provvederanno alla liquidazione del patrimonio secondo le norme di legge e deliberera’ altresi’ in ordine alla devoluzione del patrimonio nel rispetto delle norme di legge.

Nel caso di impossibilita’ di regolare costituzione dell’assemblea ciascuno dei membri del Consiglio direttivo potra’ chiedere all’autorita’ competente la nomina del o dei liquidatori.

Rinvio

Art. 33) Per quanto non previsto dal presente statuto si intendono applicabili le norme di legge vigenti in materia di associazioni.